How to create shifts and assign employees

Create a shift(s)

  • *Note: Prior to shift creation, make sure that your employees have accepted your invitation, signed up and completed the onboarding process. This includes entering their profile information and most importantly, their availabilities.
  • Go to the ‘Shifts’ tab, select a month and a week, then click ‘Add new shift’ in the top right corner of your screen.
  • Fill in the shift information:
    • Name: enter the name of the shift
    • Specify the time interval
      • *Note: if you have employees working at different times (within a given time period), you must create a separate shift for each of them.
    • Break: specify whether the employees assigned to this shift will have a break, how long the break will be and whether it will be paid. You may add more than one break per shift.
    • Specify the roles you need and the number of employees per role. Once specified, select ‘Add role’.
    • ‘Copy shift to selected days’: If you wish to repeat this shift on one or more days in the week, select which day(s) you want it repeated on.
    • ‘Repeat this shift’
      • If you wish to keep this shift structure for this week only, select ‘None’.
      • If you wish to repeat this shift structure for future dates (i.e. beyond this week), select ‘Until’ and specify the date until which this structure will be kept.
      • *Note: when selecting future dates, the system only allows you to select a Sunday because the traditional 7-day (Monday to Sunday) week structure is respected.
    • Choose a color for your shift.
    • *Note: you cannot create a shift for the past (day or time)

Assign employees to shifts

  • Visit the ‘Shifts’ tab
  • Select a week, then a shift. Click ‘Assign’
  • *Note: When assigning, available employees will be visible, while unavailable employees (i.e. employees whose availabilities do not match the shift time, those who have approved time off, and those who are already assigned that overlaps with the current shift) will be blurred. You may still schedule the unavailable employees if you wish, but you will need to override their availability selection. In either case, we recommend for your employees to set their availabilities prior to shift creation.
    • *Note: when assigning, if you are about to schedule an employee for a shift that would surpass your daily or weekly hours limit, a message will appear as you bring your cursor over the employee.
  • When the assigning menu appears, select a role, then select the employees you wish to schedule.
  • When assigning, you may filter by:
    • Employee Name
    • Hours worked this month
    • Hours worked this week
    • Scheduled hours worked this month
    • Scheduled hours worked this week
  • You may also filter by tags you’ve created.
    • *Note: notice the ‘and/or’ option on the right side of the search bar.
      • Select ‘and’: employees who have all the tags you’ve specified will be shown
      • Select ‘or’: employees who have one or more of the tag(s) you’ve specified will be shown
    • ‘Copy Schedule’
      • What you can do under the ‘Copy Schedule’ button:
        • ‘Select All Shifts’
        • ‘Deselect All Shifts’
        • ‘Copy Selected Shifts’: copy individual shifts, including assigned employees
        • ‘Copy last week schedule’: Copy exact shifts for the week, including assigned employees
      • *Note: shifts you create will only be visible within the departments of the roles that are included in it. (Of course, you can see all your shifts in the Schedule tab). If you’ve created a shift that includes roles in different departments, the shift will be visible in each of those departments.

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Créer des quarts

  • *N.B. : Avant de créer un quart de travail, assurez-vous que vos employés ont accepté votre invitation, se sont inscrits et ont complété le processus d'intégration. Ceci inclut avoir complété les informations de leur profil et, encore plus important, leurs disponibilités.
  • Visitez l'onglet 'Quarts', sélectionnez un mois et une semaine, puis cliquez sur 'Ajouter un nouveau quart' dans le coin supérieur droit de votre écran.
  • Remplissez les informations à propos du quart de travail :
    • Nom : entrez le nom du quart
    • Spécifiez l'intervalle de temps
      • *N.B. : si vous avez des employés qui travaillent à des heures différentes (dans une même période de temps), vous devez créer un quart différent pour chacun d'entre eux.
    • Pause : précisez si les employés affectés à ce quart de travail auront une pause, la durée de cette pause et si elle sera rémunérée. Vous pouvez ajouter plus d'une pause par quart de travail.
    • Spécifiez les postes dont vous avez besoin et le nombre d'employés par poste. Une fois spécifié, sélectionnez 'Ajouter un poste'.
    • 'Copier le quart aux jours sélectionnés' : Si vous souhaitez répéter ce quart un ou plusieurs jours dans la semaine, sélectionnez le(s) jour(s) où vous voulez le répéter.
    • 'Répétez ce quart'.
      • Si vous souhaitez conserver cette structure pour cette semaine uniquement, sélectionnez 'Aucun'.
      • Si vous souhaitez répéter cette structure (c'est-à-dire au-delà de cette semaine), sélectionnez "Jusqu'à" et spécifiez la date jusqu'à laquelle cette structure sera conservée.
      • *N.B. : lors de la sélection des jours futurs, le système ne vous permet de sélectionner que le dimanche car la structure hebdomadaire traditionnelle de 7 jours (du lundi au dimanche) est respectée.
    • Choisissez une couleur pour votre quart de travail.
    • *N.B. : vous ne pouvez pas créer de quart pour le passé

Affecter des employés aux quarts de travail

  • Visitez l'onglet "Quarts".
  • Sélectionnez une semaine, puis un quart de travail. Cliquez sur 'Affecter'.
  • *N.B. : Lors de l'affectation, les employés disponibles seront visibles, tandis que les employés non disponibles (c.-à-d. les employés dont les disponibilités ne correspondent pas au quart de travail, ceux qui sont en congé et ceux qui sont déjà affectés et dont le quart actuel chevauche le leur) seront embrouillés. Vous pouvez toujours planifier les employés indisponibles si vous le souhaitez, mais vous devrez outrepasser leur disponibilité sélectionnée. Dans les deux cas, nous suggérons à vos employés de définir leurs disponibilités avant la création des quarts de travail.
    • *N.B. : si vous êtes sur le point d'affecter un employé à un quart de travail qui dépasserait votre limite quotidienne ou hebdomadaire d'heures de travail, un message apparaîtra lorsque vous déplacerez votre curseur sur le nom de l'employé.
  • Lorsque le menu d'affectation apparaît, sélectionnez un poste, puis sélectionnez les employés que vous souhaitez planifier.
  • Lors de l'affectation, vous pouvez filtrer par :
    • Nom de l'employé
    • Heures travaillées ce mois-ci
    • Heures travaillées cette semaine
    • Heures de travail prévues ce mois-ci
    • Heures de travail prévues cette semaine
  • Vous pouvez également filtrer par les étiquettes que vous avez créées.
    • *N.B. : remarquez l'option 'et/ou' sur le côté droit de la barre de recherche.
      • Sélectionner 'et' : seulement les employés qui ont chaque étiquette que vous avez spécifiée s'afficheront.
      • Sélectionnez 'ou' : seulement les employés qui ont une ou plusieurs des étiquettes que vous avez spécifiées s'afficheront.
    • ‘Copier l'horaire’
      • Voici ce que vous pouvez faire en cliquant sur le bouton "Copier l'horaire" :
        • Sélectionner tous les quarts
        • Désélectionner tous les quarts
        • Copier les quarts sélectionnés : copiez les quarts que vous avez sélectionner, y compris les employés affectés.
        • Copiez l'horaire de la semaine dernière : Copiez les quarts de la semaine dernière, y compris les employés affectés.
      • *N.B. : les quarts de travail que vous créez ne seront visibles que dans les sections des postes qui y sont inclus. (Vous pouvez voir tous vos quarts dans l'onglet 'Horaire'). Si vous avez créé un quart de travail qui comprend des postes dans différents sections, le quart de travail sera visible dans chacune de ces sections.

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