How to navigate the 'Employees' tab

Employees’ tab

  • Here’s what you can do in the ‘Employees’  tab
  • Select an employee, then click on the cog in the top left of the pane. You may perform any of 4 actions:
    • *Note: the actions available to you will depend on your status and allotted access levels
      • 1) Add role
      • 2) Remove role
      • 3) Change Access Level: add/remove certain privileges (see at the end of the management learning center for more information on access levels)
      • 4) Remove from branch: completely remove this member from the company. This is most often used when an employee leaves or is fired from a company.

General
         Here, you may:

  • Edit an employee’s salary or wage
  • View your custom fields (access ‘Custom Fields’ within the settings cog)

         Custom Fields:

  • This is where you can create, view and edit custom fields for your employees.
  • Custom fields are additional pieces of information you can add to your employees’ profile.
  • How to navigate ‘Custom Fields’:
    • Create a custom field by selecting the ‘Create new field’ button at the top right of the pane
    • Name the field
    • Select a data type
    • Choose whether to input a default value
    • Choose whether to make completion of the custom field mandatory for employees
    • Select ‘Create’
    • Specify whether you want this custom field to be visible to your employees
    • Then select ‘Set’
  • Statistics
    • Trades requested: Number of times this employee has requested to trade shifts
    • Accepted trades: Number of times this employee has accepted a trade shift request
    • Covers requested: Number of times this employee has requested for a co-worker to cover their shift
    • Accepted covers: Number of times this employee has accepted to cover a co-worker’s shift
    • Can't make requested: Number of times this employee has made a same-day no show request (i.e. ‘I can’t make it today’)
    • Can't make covered: Number of times this employee has covered the shift of a co-worker who made a same-day no show request
    • Days off requested: Number of days off this employee has requested
    • No-shows: Number of times this employee has not shown up to work when they were scheduled
    • Late arrivals: Number of times this employee has arrived late to work
  • Tags
    • View your tags
    • To add a tag(s), select the ‘Tags’ option.
      • Here, you may add/remove a tag or create a new tag (enter a name in the box, then select a color for that tag). You may add more than one tag per employee.
        • *Note: a tag is always associated with a specific role. This means that when assigning employees, only the tags associated with that role will show up. This also means that a tag you create for an employee can also be given to another employee of the same role.
          • So, whenever you add a tag to an employee, you are making it available for all other employees who share that role, and vice-versa when removing.
        • Note: Your employees cannot see the tags that you create and/or assign.
  • Chat History: if you wish to know more about this, contact us at 1 (514) 942-1603 or send an e-mail to info@workaxle.com.
  • Other
    • Set the employee hiring date (optional).
    • Add a picture (optional); employees can do this themselves.

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Onglet 'Employés'

  • Voici ce que vous pouvez faire dans l'onglet 'Employés'.
  • Sélectionnez un employé, puis cliquez sur le pignon dans le coin supérieur gauche du carreau. Vous pouvez effectuer l'une des 4 actions suivantes :
    • *N.B. : les actions que vous pouvez effectuer dépendent de votre statut et des niveaux d'accès qui vous sont attribués.
      • 1) Ajouter un poste
      • 2) Supprimer un poste
      • 3) Changer de niveau d'accès : ajouter/supprimer certains privilèges (voir à la fin du centre d'apprentissage pour plus d'informations).
      • 4) Enlever de la succursale : retirez ce membre de la compagnie. Cette fonction est utilisée lorsqu'un employé quitte ou est congédié.

Général
              Ici, vous pouvez :

  • Modifier le salaire horaire ou annuel d'un employé
  • Voir vos champs personnalisés (accédez à 'Champs personnalisés' dans vos paramètres au coin supérieur droit de la page).

Champs personnalisés :

  • C'est ici que vous pouvez créer, afficher et modifier des champs personnalisés pour vos employés.
  • Les champs personnalisés sont des informations supplémentaires que vous pouvez ajouter au profil de vos employés.
  • Comment naviguer les 'Champs personnalisés' :
    • Créez un champ personnalisé en sélectionnant le bouton 'Créer un nouveau champ' en haut à droite du carreau.
    • Nommez le champ
    • Sélectionnez un type de données
    • Choisissez si vous voulez entrer une valeur par défaut
    • Choisissez si vous voulez que ce soit obligatoire pour les employés de remplir le champ.
    • Sélectionnez 'Créer'.
    • Indiquez si vous souhaitez que ce champ personnalisé soit visible aux employés.
    • Sélectionnez ensuite 'Confirmer'
  • Statistiques
    • Échanges de quart demandés : Nombre de fois où l'employé a demandé à échanger un quart de travail
    • Échanges de quart acceptés: Nombre de fois où l'employé a accepté une demande d'échange de quart d'un collègue
    • Remplacements demandés : Nombre de fois où l'employé a demandé qu'un collègue remplace son quart de travail
    • Remplacements acceptés : Nombre de fois où l'employé a accepté de remplacer le quart de travail d'un collègue
    • Indisponibles demandés : Nombre de fois où l'employé a fait une demande d'absence le jour même (c.-à-d. " Je ne suis pas disponible aujourd'hui ").
    • Indisponibles remplacés : Nombre de fois où l'employé a remplacé le quart d'un collègue qui a fait une demande d'absence le jour même.
    • Jours de congé demandés : Nombre de jours de congé demandés par cet employé
    • Aucune présentation : Nombre de fois où cet employé ne s'est pas présenté au travail lorsqu'il était prévu à l'horaire.
    • Arrivées tardives : Nombre de fois où cet employé est arrivé en retard au travail
  • Étiquettes personnalisées
    • Voir vos étiquettes
    • Pour ajouter une ou plusieurs étiquettes, sélectionnez l'option 'Étiquettes'.
      • Ici, vous pouvez ajouter/supprimer une étiquette ou créer une nouvelle étiquette (entrez un nom dans la case, puis sélectionnez une couleur pour cette étiquette). Vous pouvez ajouter plus d'une étiquette par employé.
      • *N.B. : une étiquette est toujours associée à un poste spécifique. Ce qui veut dire que lors de l'affectation des employés, seules les étiquettes associées à ce poste seront affichées. Cela signifie également qu'une étiquette que vous créez pour un salarié peut également être attribuée à un autre salarié du même poste.
        • Ainsi, chaque fois que vous ajoutez une étiquette à un employé, vous la rendez disponible pour tous les autres employés qui partagent ce poste.
        • *N.B. : Vos employés ne peuvent pas voir les étiquettes que vous créez et/ou attribuez.
  • Historique des messages : si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous au 1 (514) 942-1603 ou envoyez un courriel à info@workaxle.com.
  • Autre
    • Définissez la date d'embauche de l'employé (facultatif).
    • Ajoutez une photo (facultatif) ; les employés peuvent le faire eux-mêmes.

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