How to navigate the 'Schedule' tab (budget)

Budget section

  • *Note: this will only be relevant to you if you are using WorkAxle’s time and attendance system
  • Access your budget by visiting the ‘Schedule’ tab and selecting ‘Timesheets’
  • Notice the pattern in this section: Scheduled hours and scheduled costs are on the left, actual hours and actual costs are on the right. This pattern applies to everything in this section.
  • Before consulting/editing your budget, make sure your budget settings are properly set.
  • Here’s a reminder: Click on the cog in the top right of your screen, then select ‘Location Rules’, then scroll down to ‘Budget Settings’:
    • Select ‘by location’ if you wish to view your budget by location. This will show the cumulative budget for all departments.
    • Select ‘by department’ if you wish to view your budget by department. Select a department to see the budget for that department individually.
    • Suggestion: If your company is large, we recommend setting ‘by department’.
    • Suggestion: If your company is small, we recommend setting ‘by location/branch’.
  • To view your budget, enable the ‘Show Budget’ option (in the top-left side of the pane)
  • Under the ‘Show Budget’ button is the ‘Budgets’ box; this is where you may enter your expected budget spending for the week (in dollars).
    • *Note: notice the ratio value to the right of the box
      • Value on the left: (Actual Spending – Budgeted Spending). This is how much money you’ve spent over or under your budgeted spending (in dollars). In this case, a positive value is good (because you’ve spent less than you’ve budgeted) and bad if negative (because you’ve spent more than you’ve budgeted).
      • Value on the right: (Actual Spending – Budgeted Spending) / Budgeted Spending * 100%. This is how much money you’ve spent over or under your budgeted spending (in %).
    • Under the ‘Budgets’ box is the budget scale: this gives you a visual representation of the relation between your budgeted spending and actual spending. The further the circle is to the left, the higher your expected spending is compared to your actual spending; the more it’s to the right, the higher your actual spending is compared to the budgeted spending; the closer it is to the center, the closer the match between your budgeted spending and your actual spending.
    • Here are the listed values for a budget:
      • Predicted revenue: How much you think you will make (in dollars)
      • Targeted labor %: What percentage of your total revenue you want to spend on labor.
        • *Note: You may see this value in the ‘Shifts’ tab, on the upper-right side of the shift pane.
      • Expected labor %: What percentage of your total revenue you expect to spend on labor.
        • *Note: this value is automatically entered for you, since it comes from the number of hours you’ve scheduled in the system. This value syncs with the number of hours you schedule in WorkAxle, and therefore adjusts automatically with any schedule changes you make. You may see this value in the ‘Shifts’ tab, on the upper-right side of the shift pane.
      • Predicted labor cost: How much you think you will spend on labor (in dollars).
        • *Note: this value is automatically entered for you (i.e. the system calculates it for you); it is, essentially, the targeted labor cost percentage you set above, in dollars.
      • Revenue: How much you actually made (in dollars).
        • *Note: you may enter this value manually or allow it to be entered automatically through your payroll system (i.e. if your payroll system is integrated with WorkAxle)
      • Labor cost, of revenue: your actual labor percentage, i.e. how much of your total revenue you’ve actually spent on labor (in %)
        • *Note: this value is automatically entered for you (i.e. the system calculates it), because it syncs with your actual spending amount which is collected by the WorkAxle system.

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Section Budget (se trouve dans la section ‘Feuilles de temps’)

  • *N.B.: ceci ne vous concerne que si vous utilisez le système de gestion des temps et des présences de WorkAxle.
  • Consultez votre budget en visitant l'onglet " Horaire " et en sélectionnant " Feuilles de temps ".
  • *Notez la structure de cette section : Les heures et les coûts prévus à l'horaire sont à gauche, alors que les heures et les coûts réels sont à droite. Cette structure s'applique à tout ce qui se trouve dans cette section.
  • Avant de consulter votre budget, assurez-vous que vos paramètres budgétaires sont bien définis.
  • Petit rappel : Cliquez sur le pignon dans le coin supérieur droit de votre écran, puis sélectionnez 'Règles de l'emplacement', puis faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez 'Paramètres du budget' :
    • Sélectionnez 'par emplacement' si vous souhaitez afficher votre budget par emplacement. Le budget cumulatif sera indiqué.
    • Sélectionnez 'par section' si vous souhaitez consulter votre budget par section. Sélectionnez une section pour voir le budget de cette section par elle-même.
    • Suggestion : Si votre entreprise est de grande taille, nous vous suggérons d'indiquer " par section ".
    • Suggestion : Si votre entreprise est de petite taille, nous vous suggérons de choisir l'option "par emplacement".
  • Pour afficher votre budget, activez l'option 'Voir le budget' (dans le coin supérieur gauche du carreau).
  • Sous le bouton " Voir le budget " se trouve la case " Budgets " ; c'est ici que vous pouvez inscrire vos dépenses budgétaires prévues pour la semaine (en dollars).
    • *N.B. : Notez les valeurs à la droite de la case.
      • Valeur à gauche : (Dépenses réelles - Dépenses prévues au budget). Il s'agit du montant d'argent que vous avez dépensé en plus ou en moins de vos dépenses prévues au budget (en dollars). Dans ce cas, une valeur positive est bonne (parce que vous avez dépensé moins que prévu) et mauvaise si négative (parce que vous avez dépensé plus que prévu).
      • Valeur à droite : (Dépenses réelles - Dépenses prévues au budget) / Dépenses prévues au budget * 100 %. Il s'agit du montant d'argent que vous avez dépensé en plus ou en moins de vos dépenses prévues au budget (en %).
    • Sous la case 'Budgets' se trouve une représentation visuelle de la relation entre vos dépenses prévues au budget et les dépenses réelles. Plus le cercle est à gauche, plus vos dépenses prévues sont élevées par rapport à vos dépenses réelles ; plus il est à droite, plus vos dépenses réelles sont élevées par rapport aux dépenses prévues ; plus il est proche du centre, plus vos dépenses prévues et vos dépenses réelles se correspondent.
    • Voici les valeurs associées au budget :
      • Revenus estimés : Le montant que vous pensez gagner (en dollars)
      • Coûts de main d’œuvre ciblés (%): Le pourcentage de votre revenu total vous voulez dépenser sur votre main-d'œuvre.
        • *N.B. : Vous pouvez voir cette valeur dans l'onglet 'Quarts', lorsque vous créér des quarts
      • Coûts de main d’œuvre estimés (%) : Le pourcentage de votre revenu total vous prévoyez consacrer à la main-d'œuvre.
        • *N.B. : cette valeur est automatiquement entrée pour vous, puisqu'elle provient du nombre d'heures que vous avez planifié dans le système. Cette valeur se synchronise avec le nombre d'heures que vous planifiez dans WorkAxle et s'ajuste donc automatiquement en fonction des modifications que vous effectuez. Vous pouvez voir cette valeur dans l'onglet 'Quarts', dans le coin supérieur droit
      • Coûts de main d’œuvre estimés: Le montant que vous pensez dépenser sur la main-d'œuvre (en dollars).
        • *N.B. : cette valeur est automatiquement entrée pour vous (le système la calcule pour vous) ; il s'agit essentiellement du pourcentage du coût de main-d'œuvre cible que vous avez défini ci-dessus, en dollars.
      • Revenus : Le montant dont vous avez réellement gagné (en dollars).
        • *N.B. : vous pouvez entrer cette valeur vous-même ou la laisser se faire entrer automatiquement par votre système de paie (si votre système de paie est intégré avec WorkAxle)
      • Coûts de main d'œuvre/Revenus (%): votre pourcentage de travail réel, c'est-à-dire la part de votre revenu total que vous avez réellement dépensé sur votre main d'œuvre (en %)
        • *N.B. : cette valeur est automatiquement entrée pour vous (le système la calcule), car elle se synchronise avec le montant réel de vos dépenses qui est collecté par le système WorkAxle.

 


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