How to navigate the 'Schedule' tab (timesheets)

Timesheets section

  • *Note: this will only be relevant to you if you are using WorkAxle’s time and attendance system
  • Notice the pattern in this section: Scheduled hours and scheduled costs are on the left, actual hours and actual costs are on the right. This pattern applies to everything in this section.
  • You can choose to see this by department or for all departments
  • This information is also listed per employee, and per day. The same pattern (scheduled on the left, actual on the right) is found here as well.
  • Timecard: On a timecard, you will see certain icons, here is what they represent:
    • Blue pin: if you have ‘Enabling geolocation on clock-in/clock-out’ enabled, this icon will show you the location at which this employee has clocked in and clocked out
    • Play Button: Scheduled/Actual start time
    • Square: Scheduled/Actual end time
    • Hourglass: Scheduled/Actual work time
    • Green coffee cup: Scheduled/Actual paid break time
    • Red coffee cup: Scheduled/Actual unpaid break time
  • You may perform certain actions on timecards.
    • Pencil: Edit timesheet.
      • *Note: you can only edit a timesheet if it’s unauthorized
    • Head: Authorize/Unauthorize a timecard.
      • This function exists for payroll purposes. If a timecard is authorized, it means that it’s approved for payroll. When you select ‘Export timesheets’ in the ‘Payroll’ tab, only the timecards that you have approved will be exported.
      • You can authorize/unauthorize timecards for a given day (by selecting a day), for a given employee (by selecting the employee), or for a given timecard (by selecting the timecard)
      • Notice that at the top right of your screen, you have a summary of all the timecards that are approved and those that are unapproved (authorized/unauthorized).
    • File: select this option to see the record of every single input and edit
  • Additional options
    • Undo: undo an action
    • Redo: re-do an action
    • Authorize: see explanation above
    • Unauthorize: see explanation above
    • Adjust: clicking this will make the actual times match the scheduled times.

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Section Feuilles de temps’

  • *N.B.: ceci ne vous concerne que si vous utilisez le système de gestion des temps et des présences de WorkAxle.
  • *Notez la structure de cette section : Les heures et les coûts prévus à l'horaire sont à gauche, les heures et les coûts réels sont à droite. Cette structure s'applique à tout ce qui se trouve dans cette section.
  • Vous pouvez voir les feuilles de temps par section ou pour toutes les sections en même temps.
  • Vous pouvez aussi voir ces informations par employé et par jour. La même structure (prévu à gauche, réel à droite) se retrouve ici aussi.
  • Feuilles de temps : Sur une feuille de temps, vous verrez certaines icônes, voici ce qu'elles représentent :
    • Aiguille bleue : si l'option 'Activer la géolocalisation de l’horloge de pointage' est activée, cette icône vous indiquera l'endroit où l'employé a pointé son arrivée et son départ
    • Bouton 'Démarrer' : Heure de début prévue/réelle
    • Carré : Heure de fin prévue/réelle
    • Sablier : Durée prévue/réelle du quart de travail
    • Tasse à café verte : Temps de pause payé prévu/réel
    • Tasse à café rouge : Temps de pause non payé prévu/réel
  • Vous pouvez effectuer certaines actions sur les feuilles de temps.
    • Crayon : Modifier la feuille de temps.
      • *N.B. : vous ne pouvez modifier une feuille de temps que si elle n'est pas autorisée.
    • Tête : Autoriser/désautoriser une feuille de temps.
      • Cette fonction existe à des fins de paie. Si une feuille de temps est autorisée, cela signifie qu'elle est approuvée pour la paie. Lorsque vous sélectionnez 'Exporter feuilles de temps' dans l'onglet 'Paie', seules les feuilles de temps que vous avez autorisées seront exportées.
      • Vous pouvez autoriser/désautoriser des feuilles de temps pour un jour complet (en sélectionnant un jour), pour un employé (en sélectionnant l'employé) ou pour une feuille de temps individuelle (en sélectionnant la feuille de temps).
      • *Notez que dans le coin supérieur droit de votre écran, vous avez un résumé de toutes les feuilles de temps qui sont approuvées et celles qui ne le sont pas (autorisées/non autorisées).
    • Fichier : sélectionnez cette option pour voir l'historique de chaque entrée et modification.
  • Options supplémentaires
    • Défaire : défaire une action
    • Refaire : refaire une action
    • Autoriser : voir explication ci-dessus
    • Non autorisé : voir l'explication ci-dessus
    • Régler : sélectionnez cette option si vous voulez que les heures réelles correspondent aux heures prévues.

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