Navigating the 'Notebooks' tab

Notebooks’ tab

  • Notebooks is a place where you can make notes, either for yourself or members of your staff.
  • Examples of uses for notebooks include:
    • Day notes: provide a description of the day’s events
    • Task management: let people know what tasks need to be done on a given day
    • Reservations (i.e. service, entertainment industry)
    • Meal prep
    • Client feedback
    • Notebooks for individual clients
    • Notebooks for employees (e.g. quarterly/yearly performance reviews)
    • Special events
    • Etc.
  • Create a notebook by selecting ‘Create new Notebook’
    • *Note: Notebooks you create will have a crown icon next to it. The crown means you have administrative powers over that notebook. Nobody can add/remove members from the notebooks, edit the notebook and/or delete it except you.
  • Invite members to your notebook (optional). These members are allowed to create topics and write notes in any notebook you invite them to.
    • *Note: Only those you invite have access to the notebooks you create.
  • How to use notebooks
    • Create a topic(s)
      • Select a notebook, then enter a topic name in the box at the top of the pane under the notebook name. Be sure to select a color for the topic as you create it (right side of the box).
    • Select a date
    • Select a topic
    • Write your message
    • Select ‘Publish’
  • How to navigate notebooks
    • Select a notebook
    • On the page, you will see the topic(s) you’ve created listed above the name of the month, color-coded.
    • In this view, the default setting is ‘All’, which means that you can view all the notes in the selected month for all the topics you’ve created. These are identified by the color-coded round dots you see on specific days of the month.
      If you wish to filter your view, you may click on individual topics to turn them ‘on/off’. When a topic is highlighted, you will able to see it in the month view; when a topic is not highlighted, you will not be able to see it. You may scroll through months by using the buttons on the right side of the pane.
    • In order to see the actual content of the notes, select a day of the month that has at least one note in it. Filter by topic by selecting an individual topic (highlighted means that it’s selected) or choose none and all of them will be shown together. You may scroll through days by using the buttons on the right side of the pane.
  • If you own a notebook (i.e. if you created it), you may edit it by clicking on the 3-dot icon on the right of a given notebook on the menu page. Here, you have a couple of options:
    • Edit Notebook: select this option if you wish to change the name of the notebook and/or add/remove members from the notebook
    • Deactivate Notebook: when you select this, users will no longer be able to create topics nor leave notes
    • Delete Notebook: delete the notebook, the notebook will no longer exist and users will not have access to it
    • Change the color
  • If you do not own a notebook, but you are a part of it, you may:
    • Leave notebook: select this option if you wish to remove yourself from the notebook
  • *Note: Notes you create are permanent; they cannot be deleted or removed.

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Onglet 'Carnets'

  • Dans l'onglet 'Carnets', vous pouvez créer des notes, soit pour vous-même et/ou pour les membres de votre personnel.
  • Exemples de façons d'utiliser les carnets :
    • Notes du jour : fournir une description des événements de la journée.
    • Gestion des tâches : informez les membres du personnel des tâches à accomplir au cours d'une journée donnée.
    • Réservations (c.-à-d. service, industrie du divertissement)
    • Préparation des repas
    • Commentaires des clients
    • Carnets pour les clients individuels
    • Carnets pour les employés (p. ex. évaluations trimestrielles/annuelles du rendement)
    • Événements spéciaux
    • Etc.
  • Créez un carnet de notes en sélectionnant 'Créer un carnet'.
    • *N.B. : Les carnets que vous créez seront accompagnés d'une icône de couronne. La couronne signifie que vous avez des pouvoirs administratifs pour ce carnet. Personne ne peut ajouter/supprimer des membres des cahiers, éditer le cahier et/ou le supprimer sauf vous.
  • Invitez les membres à votre carnet (facultatif). Ces membres sont autorisés à créer des sujets et à écrire des notes dans n'importe quel carnet auquel vous les invitez.
    • *N.B. : Seuls ceux que vous invitez ont accès aux carnets que vous créez.
  • Comment utiliser les carnets de notes
    • Créer un sujet(s)
      • Sélectionnez un carnet, puis créez un sujet dans la case en haut du carreau, sous le nom du carnet. Assurez-vous de sélectionner une couleur pour le sujet (côté droit de la boîte).
    • Sélectionnez une date
    • Sélectionnez un sujet
    • Écrivez votre message
    • Sélectionnez 'Publier'.
  • Comment naviguer les carnets
    • Sélectionnez un carnet
    • Sur la page, vous verrez le(s) sujet(s) que vous avez créé(s) listé(s) au-dessus du nom du mois, identifié par leur couleur.
    • Dans cette fenêtre, le réglage par défaut est 'Tous', ce qui signifie que vous pouvez afficher toutes les notes de tous les sujets que vous avez créés pour le mois sélectionné. Les notes individuelles sont identifiées par les points ronds codés par couleur que vous voyez sur les jours spécifiques du mois. Si vous souhaitez filtrer votre affichage, vous pouvez cliquer sur des sujets individuels pour les activer/désactiver. Lorsqu'un sujet est surligné, vous pourrez voir les notes qui y sont associées; lorsqu'un sujet n'est pas surligné, vous ne pourrez pas les voir. Vous pouvez changer de mois en utilisant les boutons sur le côté droit du panneau.
    • Pour voir le contenu des notes, sélectionnez un jour du mois qui contient au moins une note. Filtrez par sujet en sélectionnant un sujet individuel (surligné signifie qu'il est sélectionné) ou choisissez aucun d'entre eux et tous seront affichés en même temps.
  • Si vous êtes le propriétaire d'un carnet (c'est-à-dire vous l'avez créé), vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône à 3 points à droite d'un carnet sur la page du menu. D'ici, vous avez deux options :
    • Modifier le carnet: sélectionnez cette option si vous souhaitez modifier le nom du carnet et/ou ajouter/supprimer des membres.
    • Désactiver le carnet : lorsque vous sélectionnez cette option, les utilisateurs ne pourront plus créer de sujets ni laisser de notes.
    • Supprimer le carnet: l'ordinateur portable n'existera plus et les utilisateurs n'y auront plus accès.
    • Changer la couleur
  • Si vous avez été invité à un carnet (mais n'êtes pas son propriétaire) vous pouvez :
    • Quitter le carnet
  • *N.B. : Les notes que vous créez sont permanentes ; elles ne peuvent pas être supprimées.

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