Understanding the basic settings

Understanding the basic settings

  • Click on the cog in the top right of your screen, to the right of the blue ‘Invite’ button.
  • For onboarding, you do not need to go through every single set of settings right away. Here are the settings necessary for onboarding:
  • User profile
    • Owners: Fill in the information (first name, last name and timezone are recommended)
    • Managers: This should already be completed. However, if you haven’t yet completed it, do it now.
  • Branch settings
    • If you are an owner, this should already be completed. However, if you have multiple branches, fill in this information for every branch.
      *Note: you need only to fill in the information that has an asterisk (*) next to it. The rest is optional.
    • If you are a manager, this is not relevant to you.
  • Location rules
    • Working hours limit
      • Enable this setting if you wish to set a limit on the number of hours your employees can work per day and/or per week
      • When this setting is enabled, you will be notified whenever an employee goes over the limit.
      • *Note: this applies to scheduling (if you schedule an employee over the hour limit, the system will let you know) and to actual work (if an employee goes over the limit while they are working, you will be notified in real-time).
    • Late arrivals
      • *Note: if you are not using WorkAxle’s time and attendance tracking system, this will not be relevant to you; disregard this setting.
      • Enable this setting if you wish to be notified whenever an employee is late and/or does not show up to work (you will receive a push notification when this occurs).
      • Fill in the box(es) to specify the values for each.
    • Enabling actions for Employees:
      • Here you are selecting which actions your employees can take.
      • If you enable ‘Time-off’, your employees will be able to request time off work.
      • If you enable ‘Can’t Make it Today’, your employees will be able to request a same-day no-show.
      • If you enable ‘Find cover’, your employees will be able to ask their co-workers to replace their shift(s).
      • If you enable ‘Trade shift’, your employees will be able to exchange shifts with one another.
      • *Note: as an owner or manager, you have veto power over these employee permissions. In other words, whenever an employee requests time off, a shift change, a shift cover or a shift no-show, you will immediately be notified and given the power to accept or decline the request.
      • *Note: in the case of ‘I can’t make it today’, you will not be able to reject the demand. However, you will be able to accept/reject the proposed replacement employee.
    • Enabling clock-in/clock-out
      • *Note: if you are not using WorkAxle’s time and attendance tracking system, this will not be relevant to you; disregard this setting.
      • Select from where you wish to allow your employees to clock-in and clock-out.
      • *Suggestion: Select ‘From Ipad’ if you have employees that work at a physical location
      • *Suggestion: Select ‘From mobile’ or ‘From desktop’ if you have employees that work remotely
    • Enabling geolocation on clock-in/clock-out
      • *Note: if you are not using WorkAxle’s time and attendance tracking system, this will not be relevant to you; disregard this setting.
      • Enable this setting if you wish to require that your employees log their location upon clocking-in and clocking-out.
      • *Suggestion: Select ‘From Ipad’ if you have employees that work at a physical location
      • *Suggestion: Select ‘From mobile’ or ‘From desktop’ if you have employees that work remotely
  • Approval of availability change
    • Enable this setting if you wish to require approval for any availability changes your employees make.

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Complétez les paramètres de base

  • Cliquez sur le pignon dans le coin supérieur droit de votre écran, à droite du bouton bleu 'Inviter'.
  • Pour l'intégration, vous n'avez pas besoin de régler tous les paramètres tout de suite. Voici les paramètres nécessaires pour le processus d'intégration:
  • Profil de l'utilisateur
    • Propriétaires : Entrez les informations demandées (nom, prénom et fuseau horaire sont suggérés).
    • Gérants : Cela devrait déjà être fait. Cependant, si vous ne l'avez pas encore complété, faites-le maintenant.
  • Paramètres de la succursale
    • Si vous êtes propriétaire, ce champ devrait déjà être rempli. Toutefois, si vous avez plusieurs succursales, remplissez cette information pour chaque succursale.
      *N.B. : vous n'avez qu'à remplir les champs marqués d'un astérisque (*). Le reste est facultatif.
    • Si vous êtes un gérant, ce paramètre ne vous concerne pas.
  • Règles de l'emplacement
    • Limites d'heures de travail
      • Activez ce paramètre si vous souhaitez limiter le nombre d'heures que vos employés peuvent travailler par jour et/ou par semaine.
      • Lorsque ce paramètre est activé, vous serez averti lorsqu'un employé dépasse la limite.
      • *N.B. : ceci s'applique à la planification (si vous planifiez un employé au-delà de la limite horaire, le système vous le fera savoir) et au travail réel (si un employé dépasse la limite pendant qu'il travaille, vous en serez informé en temps réel).
    • Arrivées tardives
      • *N.B. : si vous n'utilisez pas le système de suivi des temps et des présences de WorkAxle, cela ne sera pas pertinent pour vous ; ignorez ce paramètre.
      • Activez ce paramètre si vous souhaitez être averti lorsqu'un employé est en retard et/ou ne se présente pas au travail (vous recevrez une notification lorsque cela se produit).
      • Spécifiez les valeurs pour chacun (jour/semaine).
    • Activer les actions pour employés
      • Ici, vous choisissez les actions que vos employés peuvent prendre au sein de leur compte personnel.
      • Si vous activez l'option 'Congé', vos employés pourront demander un congé autorisé.
      • Si vous activez l'option 'Je ne suis pas disponible aujourd'hui', vos employés pourront faire une demande d'absence le jour même.
      • Si vous activez l'option 'Trouver un remplacement', vos employés pourront demander à leurs collègues de remplacer leur(s) quart(s) de travail.
      • Si vous activez 'Échange de quart', vos employés pourront échanger des quarts avec leurs collègues de travail.
      • *N.B. : en tant que propriétaire ou gérant, vous avez un droit de veto sur ces privilèges. Autrement dit, lorsqu'un employé demande un congé, un changement de quart, un remplacement de quart ou une absence, vous en serez immédiatement avisé et vous pourrez accepter ou refuser cette demande.
      • *N.B. : dans le cas de 'Je ne peux suis pas disponible aujourd'hui', vous ne pourrez pas rejeter la demande. Toutefois, vous pourrez accepter/rejeter l'employé qui sera proposé comme remplacement.
    • Activer l'horloge de pointage
      • *N.B. : si vous n'utilisez pas le système de suivi des temps et des présences de WorkAxle, cela ne sera pas pertinent pour vous ; ignorez ce paramètre.
      • Sélectionnez le point à partir duquel vous souhaitez permettre à vos employés d'effectuer le pointage d'arrivée et de départ.
      • *Suggestion : Sélectionnez " De l'Ipad " si vous avez des employés qui travaillent sur place.
      • *Suggestion : Sélectionnez " Du mobile " ou " Du bureau " si vous avez des employés qui travaillent à distance.
    • Activer la géolocalisation de l’horloge de pointage
      • *N.B. : si vous n'utilisez pas le système de suivi des temps et des présences de WorkAxle, cela ne sera pas pertinent pour vous ; ignorez ce paramètre.
      • Activez cette option si vous souhaitez que vos employés enregistrent leur position au moment du pointage d'arrivée et de départ.
      • *Suggestion : Sélectionnez " De l'Ipad " si vous avez des employés qui travaillent sur place.
      • *Suggestion : Sélectionnez " Du mobile " ou " Du bureau " si vous avez des employés qui travaillent à distance.
  • Approbation du changement de disponibilité
    • Activez cette option si vous souhaitez que toute modification de disponibilité effectuée par vos employés soit approuvée.

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